Katılımcıların aynı ortamda olduğu toplantı ya da birbirinden uzakta olduğu online toplantı, konuşmalar benzer olsa da davranış olarak çok büyük farklar içerir.
Herkesin bulunduğu ortam, teknolojik imkânlar, gürültüsüz, rahat bir alan gibi dikkat edilmesi gereken durumların yanında bir de toplantıya ‘katkıda bulunma’ meselesi var.
Akışı belli toplantılarda bu kısmen azaltılsa bile bazı durumlarda olaya el koyup, alanınıza giren konuda müdahalede bulunmanız ve lafa girmeniz gerekebilir. Peki bunu nasıl yapacaksınız?
Harvard Business Review bu konudaki araştırmasında, 1100 profesyonelin katıldığı ankette, kadınların yüzde 45’inin sanal toplantılarda konuşmanın zor olduğunu söylediğini aktarıyor. Yine her 5 kişiden 1’i, görüntülü görüşme sırasında diğer meslektaşları tarafından görmezden gelindiklerini söylediğini aktarıyor.
O halde işiniz zor olmalı… Hayır düşündüğünüz kadar değil.
“Dijital Vücut Dili: Mesafeler Fark Etmeksizin Nasıl Bağ Kurulur ve Güven İnşa Edilir?” kitabının yazarı Erica Dhawan, artık dijital çağda iletişim becerilerinin artık ‘soft skill’ değil ‘power skill’ olduğunu aktarıyor.
İlginizi belli edin
Online toplantıyı gerçekleştirdiğiniz yazılımda “El kaldır” özelliğini kullanabilirsiniz.
Mikrofonunuz kapalıysa açabilir, kameranız kapalıysa kameranızı açarak konuşma niyetinizi belli edebilirsiniz.
Sohbet kısmına, konuşmak istediğinizi belirten bir mesaj yazabilir böylelikle moderatörün size söz vermesini sağlayabilirsiniz.
Kameranız açıksa, el kaldırıp, bir dersteymiş gibi söz isteyebilirsiniz.
Ya da “Bayrağı devretme” stratejisini izleyebilirsiniz. Bu, toplantı öncesinde gündemin belirlenmesi ve moderatörün, gündeme uygun şekilde gerektiği noktalarda size de söz vererek toplantıyı yönetmesi şeklinde gerçekleşiyor. Toplantı öncesi bir konuşmayla bunu belirleyebilirsiniz.
Doğal geçiş noktaları bulmaya çalışın
Konuşan kişinin lafını tamamlayacak şekilde araya girebilirsiniz. Mesela, “Çok iyi bir noktaya değindiniz, devam etmeden önce şunu ekleyebilir miyim?”, “Tam burada eklemem gereken bir şey var”, “Bu konunun açılmasına sevindim, şunu da eklemek isterim” gibi.
Ya da kibarca söze girebilirsiniz: “Araya girmemin bir sakıncası var mı?”, “Söylediklerinizle ilgili bir şey ilave edebilir miyim?”
Kısa tutun
Toplantılarda görüş belirtmek için söz istediyseniz, mümkün olduğunca kısa ve net konuşmalısınız. Sözünüz bittiğinde de konuşma hakkını yine teşekkür ederek geri verin.
Gerektiğinde kendinizi hissetirin
Siz konuşmanızı tamamlamadan araya giren kişiden tekrar konuşma hakkınızı geri almanız gerekebilir. Konuşan kişinin adını birkaç kez kararlı şekilde tekrarlayarak onun sizi dinlemesini sağlayabilir, “Müsadenizle devam edeyim” ya da “Devam etmemiz gerekiyor” gibi kibar uyarılarla devam edebilirsiniz.
Sanal toplantılarda söz almak, araya girmek başta biraz garip gelse de herkes için geliştirilmesi gereken bir özellik.
Journal of Physchology’nin bu yıl gerçekleştirdiği araştırmaya göre, özgüvenli ve net konuşmayı öğrenen çalışanların, ekip halinde çalıştıklarında lider olarak görülme olasılıkları daha yüksek. Aynı zamanda bu özellik onlara çalıştıkları alanda fark yaratma ve kariyerlerinde ilerleme fırsatı sağlayabilir.
