Ülkemizde toplum geri bildirimi “eleştirmek” ya da “teyitleşmek” olarak görür. Ancak aslında tavsiye vermek, öneride bulunmak demektir. Geri bildirimin “Yapıcı Geri Bildirim” ve “Düzeltici Geri Bildirim” olmak üzere iki türü vardır. Yapıcı geri bildirim, teşekkür etmek, duyulan memnuniyeti ifade etmek anlamına gelir. Yapıcı geri bildirim, özel hayatta önemli olduğu kadar iş hayatında da önemlidir. Çalışanlarınıza ve iş arkadaşlarınıza teşekkür etmek, işyerinde pozitif ilişkilerin kurulmasını sağlar, takım içi motivasyonu arttırır.
İnsan doğası gereği takdir edilmek ve yaşadığı topluma anlamlı bir şekilde katkı sağlamak ister. Başarısının ve sunduğu katkının fark edilmesi ve beğenilmesi iş arkadaşınızın özgüvenini arttıracaktır. Daha verimli bir şekilde çalışmasına olanak sağlacaktır. İş yerinde yeterince takdir görmeme işten ayrılma sebeplerinin başında geliyor. En bilinen insan kaynakları ve danışmanlık şirketlerinden biri olan O.C. Tanner’in yaptığı araştırmada, işten ayrılan çalışanların %79’u işten ayrılma sebebi olarak bulundukları şirkette yeterince takdir görmemelerini gösteriyor. Maliyet ve emek gerektiren işe alım sürecinden kaçınmak ve işini aksatmadan yapan çalışanlarınızı kaybetmemek için şirketinizde geri bildirim kültürünün oluşmasına destek olmalısınız.
Ancak işler her zaman yolunda gitmeyebilir, insanlar yanlış yapabilirler. Bu durumda “Düzeltici Geri Bildirim”le yapılan yanlışı ve konu hakkındaki tavsiyelerinizi nazik bir dille karşı tarafa bildirmelisiniz. “Düzeltici Geri Bildirim”in amacı kişiyi eleştirmek veya yaptığı hatayı yüzüne vurmak değildir. Karşı tarafın yapılan hatadan haberi dahi olmayabilir. İki taraf bir araya gelmeli, sorunu konuşmalı ve hatayı düzeltmenin yolları tartışılmalıdır. Sert bir şekilde eleştiri yapmak sanılanın aksine fayda sağlamayacaktır. Aksine, iş arkadaşınızın kırılmasına ve kurulan ikili iletişimin negatif yönde ilerlemesine neden olacaktır. Bu sebeplerle, “Düzeltici Geri Bildirim” vermenin dikkat edilmesi gereken bazı yolları vardır.
1. Mail Yerine Yüz Yüze Konuşmayı Tercih Edin.
İşyerinde bir problem oluştuğu zaman sorunu maille ya da telefonla çözmeye çalışmak yerine iş arkadaşınızla bire bir toplantı yaparak tartışmayı deneyebilirsiniz. Bilindiği üzere yazılı iletişim biçimlerinde vurgu, mimik ya da tonlama farkları gibi iletişimi kökten değiştirebilecek ifade biçimleri yoktur. Karşı taraf, ortaya çıkan problemi yalnızca kendine gönderilen maille anlamaya çalışır. Bu durumda sorunu olduğundan daha ciddi görebilir veya durumun ciddiyetini kavrayamayabilir. İkili iletişimde bir tarafın yüz yüze gelmekten kaçınması samimiyetsizlik olarak değerlendirilebilir. Ek olarak, iş arkadaşınızın yaptığı hatayı maille bildirirken bu maile tüm şirketi veya departmanı eklemek doğru değildir. Söz konusu kişinin rencide olmasına yol açacaktır.
2. Üslub-u Beyan, Ayniyle İnsan!
Üslub-u beyan, ayniyle insan! Yani, konuşurken kullandığımız üslup karakterimizi yansıtır. Kaba insanlar konuşurken karşı tarafı incitecek sözler sarf edebilirler. Ancak bu durum söz konusu iletişimin zarar görmesine yol açabilir. Beyan sahibinin istediği sonucu elde edememesine neden olabilir. İnsanlar neyi söylediğimiz kadar nasıl söylediğimize de önem verirler. Bu sebeple, her zaman konuşma tarzımıza ve ses tonumuza dikkat etmeliyiz. Karşı tarafa yaptırım uygulamaya kalkmak, konuşurken emir kipi kullanmak veya -meli, -malı ile biten cümleler kurmak muhatabımızın kızmasına ve aleyhimizde tavır sergilemesine neden olabilir.
3. İlk 48 Saat Kuralı
Doğru bir üslupla verilen geri bildirimin hayatınızı kolaylaştıracağını göreceksiniz. Ancak dikkat etmeniz gereken bir nokta daha var. Geri bildirimin raf ömrü! İş arkadaşınızın ya da çalışanınızın hata yapması sizde negatif duygular ortaya çıkmasına neden olabilir. Aceleci davranıp, öfkeyle hareket edebilirsiniz. Bu durumda ağzınızdan karşı tarafı incitecek sözler çıkabilir. Eski nesiller bizlere bunun için “Gırtlak dokuz boğumdur, sekiz kere düşün bir kere söyle” diye nasihatta bulunmuştur. Ancak burada unutulmaması gereken bir diğer husus, geri bildirimi geciktirmemektir. En geç 48 saat içerisinde rahatsızlık duyduğunuz davranışı karşı tarafa iletmelisiniz. Konuşmayı ertelemek ve daha sonrasında rahatsızlıktan bahsetmek samimiyetinizin sorgulanmasına neden olacaktır. Üstelik böylesi bir durumda, karşı tarafın da hatasını düzeltmek için pek zamanı olmayacaktır.
4. Monolog Yerine Diyalog
Geleneksel bir yapıya sahip şirketlerde geri bildirim tek taraflı bir akışa sahiptir; yönetici, çalışanlarıyla ilgili fikirlerini açıkça beyan edebiliyorken aynı durum çalışanlar için söz konusu değildir. Ancak, sağlıklı ve pozitif bir ofis ortamı geri bildirimin çift taraflı bir akışa sahip olmasıyla sağlanır. Çalışanlar da ekip ve yöneticiler hakkında düşüncelerini özgürce ifade edebiliyor olmalıdır. Böylesi bir değişimi gerçekleştirmek belki bir anda mümkün değildir ama bu yönde küçük adımlar atabilirsiniz. Örneğin, çalışanınıza geri bildirim verirken onun da konu hakkındaki düşüncelerini sorabilirsiniz. “Yapamıyorsun”, “Sanmıyorum”, gibi negatif cümleler yerine “Belki deneyebilirsin”, “Bunu yapmayı düşündün mü?” gibi cesaret verici ifadeler kullanabilirsiniz. Cevabı sadece “evet” veya “hayır” kapalı sorulardan kaçınmalısınız. “Bu konuda ne düşünüyorsun?” gibi açık uçlu sorular sorarak sohbet ortamı yaratabilirsiniz. Karşı tarafın düşüncesini de merak ettiğinizi gösterebilirsiniz.
5. Geri Bildirimler İşe Yaramadığında…
Karşımızdaki insanın tepki ve davranışlarını yönetemeyiz ancak kendi tavır ve davranışlarımızı değiştirebiliriz. İnsanlarla iletişimimizde bunu daima akılda tutmalıyız. Eğer verdiğimiz geri bildirimler bize bumerang gibi dönüyorsa ve karşı tarafta herhangi bir değişim olmuyorsa çalışma arkadaşımızın bize dargın, kırgın ya da kızgın olabileceğini düşünmeliyiz. Son bir adım olarak karşı tarafla iş dışında bir ortamda buluşabilirsiniz. Yemek yiyerek sorunları ele alabilirsiniz. Bir araya geldiğiniz arkadaşınıza probleminizi dürüst bir şekilde aktarmalı, geri bildirimlerinizi görmezden gelmesinin nedenlerini sormalısınız. İş dışı samimi bir ortamda bir araya gelmek ikili ilişkiyi pozitif bir noktaya taşımakta yardımcı olacaktır. Karşı tarafla sorunun kalıcı bir çözüme ulaşamadığı durumda, muhatabınızın iş veya görev değiştirmesi gerektiğini tavsiye edebilirsiniz. Veya elinizden geleni yaptığınız halde sorunun hala devam ettiğini yöneticilerle paylaşabilirsiniz.
İş hayatında etkili iletişimin yolları hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak istiyorsanız, Kurumsal Eğitmen Esra Keskin’in “Etkili Müzakere Becerileri” adlı eğitimine katılım sağlayabilirsiniz. Alanının en iyi isimlerinden pek çok farklı konuda eğitim almak istiyorsanız, Neo Skola’yı ziyaret edebilirsiniz.
